Das ist der Grundstock für Ihren wirtschaftlichen Erfolg! Welches sind Ihre besten Kunden und wie steht Ihr Unternehmen eigentlich da? Umsatzstatistiken, allgemeine Entwicklung, Diagramme, Auswertungen Ihrer Telefonate...

Umsatzstatistik
Bei dieser Auswertung besteht die Möglichkeit, die Berichte nach

• Adressen
• Nach Zeiträumen
• Nach Artikel-Nr. (auch nach der Artikelbezeichnung)
• Artikelgruppen

zu selektieren.

Allgemeine Entwicklung
Bei dieser Auswertung werden die Auftragseingänge und die Umsätze einer Adresse monatsweise dem Vorjahr gegenüber gestellt. Die Abweichungen werden in Prozent ausgewiesen. Innerhalb einer Adresse können Sie die Geschäftsentwicklung auch nach Artikel und/oder Belegnummernkreis anzeigen lassen.

Jahresumsätze in Diagrammform
Bei dieser Auswertung handelt es sich um ein Kuchendiagramm. Sie können die Top 1 bis Top 20 - Kunden namentlich anzeigen lassen. Die weiteren Kunden werden unter „Sonstige“ zusammengefasst.

Auswertung gesamt
Diese Funktion nutzen Sie im Zusammenhang mit unserem Zusatz-Modul "Verwalten von Wartungsverträgen", das Sie separat erwerben können. Diese Telefonauswertung zeigt dann, welche Kunden ihr Hotline-Kontingent in einer bestimmten Zeitspanne überzogen haben.

Kundebezogene Telefonauswertung
Diese Funktion nutzen Sie im Zusammenhang mit unserem Zusatz-Modul "Verwalten von Wartungsverträgen", das Sie separat erwerben können. Im CRM werden von Ihnen alle Aktivitäten, die auf irgendeine Weise Ihren Kunden zugeordnet werden sollen - z.B. über einen Wartungs- oder Servicevertrag - entsprechend gekennzeichnet. Diese so gekennzeichneten Aktivitäten fließen in diese Auswertung ein.

Besuchsberichte Allgemein
Bei dieser Auswertung werden die Besuchsberichte nach Kunden sortiert zeilenweise aufgelistet, von hier kann jeder Bericht aufgerufen und bearbeitet werden. Die einem Bericht zugeordneten Dokumente sind ebenfalls im Zugriff.

Besuchsberichte Auswertung
Bei dieser Auswertung wird auf einen gewünschten Kunden Bezug genommen. Es werden die Umsätze vor und nach einem Besuch angezeigt - auch grafisch aufbereitet.

Kunden-Info-Baum Auswertung
Sie können für Adressen, Ansprechpartner und Artikel sogenannte Info-Bäume kreieren. Hierbei hinterlegen Sie passende Kategorien wie z.B. "Gewährte Präsente" mit den verschiedenen Ausprägungen (z.B. Wein, Lederetui, Kugelschreiber etc.). Hier stehen Auswertungen zur Verfügung, die aufzeigen, welcher Adresse, welchem Ansprechpartner oder welchem Artikel eine Ausprägung aus dem Info-Baum zugeordnet wurde.

Adresslebenslauf
Vollziehen Sie jederzeit nach, wer wann welche Änderungen in einer Adresse vorgenommen hat.

Das ist die perfekte E-Mail-Verwaltung! Mail-Accounts und -Ordner für alle Angelegenheiten, Versenden und Empfangen von Mails, automatische Zuordnung zu den Ansprechpartnern, Zuordnen von Dokumenten, Artikeln, Formularen etc.
In unserem CRM-System ist ein eigener E-Mail-Client enthalten. Somit benötigen Sie kein weiteres E-Mail-System mehr (z. B. Outlook, Windows-Mail etc.).
Alle eingehenden Mails werden im Ordner „Posteingang" gesammelt. Von hier aus können dann die Mails eingesehen, beantwortet bzw. in andere Ordner verschoben werden (Drag & Drop).
Nachstehende Funktionen stehen Ihnen zur Bearbeitung der E-Mails im Posteingang zur Verfügung:

• Verfassen
• Abrufen
• Versenden
• Antworten
• Allen antworten
• Weiterleiten
• Löschen
• Alle löschen
• Als neu markieren
• Kennzeichen setzen
• Als gelesen markieren

Weiterhin können Sie:

• eine E-Mail händisch einem gewünschten Ansprechpartner zuordnen.
• eine automatische Zuordnung starten (wenn Sie z.B. einen Ansprechpartner neu erfasst haben und nun nachträglich den bereits stattgefundenen Schriftverkehr automatisch zuordnen lassen möchten).
• nur markierte E-Mails anzeigen lassen.
• nur neue E-Mails anzeigen lassen.
• nach Stichworten suchen.

Jetzt geht´s ans Eingemachte! Alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften – ob bereits erledigt oder unerledigt – die ganze Welt der Warenwirtschaft liegt Ihnen zu Füßen!
In der CRM-Formularhistorie werden Ihnen diese Formulare nach den ausgewählten Kunden bzw. Lieferanten, sortiert nach der Formularnummer, detailliert angezeigt. Eine andere Sortierung (z. B. nach Datum, Formulartyp oder Stand der Erledigung) ist jederzeit möglich.

Durch einen Doppelklick auf das gewünschte Formular öffnet sich dieses und zeigt detailliert alle gespeicherten Informationen. Folgende Formulare stehen Ihnen hierfür zur Verfügung:

Einkauf

• Bestellanfrage
• Bestellung
• Lieferanmahnung

Verkauf

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein (Sammellieferschein)
• Rechnung (Sammelrechnung)
• Mahnung
• Gutschrift

Das Nonplusultra! Archivierung von Hotline-Aktivitäten mit Dauer, Ansprechpartner und Thema. Zuordnung unterschiedlicher Hotline-Leistungen und Auswertungen.

Telefonische Hotline
Automatische Erfassung der ein- und ausgehenden Hotline-Gespräche - Sie tragen lediglich eine Gesprächsnotiz nach.

Aufgaben
Erfassen der Hotline- bzw. Wartungsleistungen für Ihre Kunden.

Hotline-Auswertungen
Gesamt-Hotline-Auswertung oder kundenbezogene Auswertung. In Zusammenhang mit unserem Zusatzmodul "Wartungsverträge" können Sie jederzeit ermitteln, welche Kunden Ihr Hotline-Kontingent überschritten haben.

Nichts entgeht Ihrem CRM-Gedächtnis! Sämtliche vergangene und geplante Kundenkontakte: Schriftstücke, Telefonate, Mails, Hotline, Projekte, Artikel, Besuche, Wartungsverträge, umgesetzte Artikel, Anfahrtsskizzen, Statistiken.

Gut informiert ist halb gewonnen!

Was ist in der Vergangenheit gelaufen? Wie hat sich die Geschäftsbeziehung entwickelt? Mit wem hatten Sie es zu tun? Was hat der Kunde gekauft? Was interessiert ihn besonders? Welche Marketingaktionen gab es hier bereits und mit welchem Ergebnis?

Alles perfekt dokumentiert!

Hier liegt der Grundstock für die Auswertungen Ihrer Kundenkontakte und damit für die Planung weiterer Aktionen. Alle eine Adresse bzw. einen Ansprechpartner betreffenden Aktivitäten werden entweder automatisch oder durch Sie selbst - versehen mit wichtigen Notizen und Informationen - archiviert.

Alles sofort auffindbar!

Der Adressenstamm bietet eine Fülle von Informationen aus dem CRM und aus dem Einkauf / Verkauf (WWS) in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche. Bei Nutzung des TAPI-Systems erhalten Sie bei Telefonaten die Schlüsselinformationen sofort am Bildschirm angezeigt.

Es entgeht Ihnen nicht die kleinste Kleinigkeit! Kundenpflege ist ganz einfach: Sie haben ständig Zugriff auf alle Stammdaten, Ansprechpartner, Termine, Kontakte, Gesprächsinhalte, Formulare und Projekte.

Stammdaten
Verwalten Sie alle Ansprechpartner, Kontakte und Aktivitäten von Kunden-, Lieferanten-, Privat- und sonstigen Adressen.

Umsatzstatistik und Co.
Behalten Sie pro Adresse die Übersicht über Umsätze, umgesetzte Artikel, Bestellungen bzw. Rechnungen, externe Dokumente, Verkaufschancen, Wartungsverträge uvm.

Terminplanung / Tagesübersicht
Planen Sie Kundentermine, Telefonate, Besprechungen - und das alles in Interaktion mit Ihren Kollegen gemeinsam im BAUMANN CRM. Eingehende E-Mails, offene Aufgaben, Termine, Besprechungen, Lieferungen, offene Vertriebsprozesse - übersichtlich und auf einen Blick.

Mails / Newsletter / Serienbriefe
Pflegen Sie Ihre Kontakte mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Interessenten und Freunden per Mail oder Brief. Schreiben Sie Newsletter an Verteilerlisten. Ob Brief, E-Mail oder Newsletter - jeder Kontakt wird beim entsprechenden Ansprechpartner archiviert.

Notizen
Erstellen Sie sich eine elektronische „Zettelwirtschaft“!

Die Gerüchteküche kocht! Nutzen Sie das professionelle interne Nachrichtensystem: Nachrichten an ausgewählte Mitarbeiter und Kollegen versenden und auf Wunsch auf dem Desktop anzeigen.

Das im CRM enthaltene „interne Nachrichtensystem“ erleichtert den Berufsalltag eines jedes Mitarbeiters. Diese Funktion ermöglicht die Kommunikation unter den Mitarbeitern via Textnachrichten.

Das lästige Hin- und Herbewegen zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen hat ein Ende, da man mit dieser Funktion den anderen Mitarbeitern ganz bequem vom eigenen Arbeitsplatz aus Informationen übermitteln kann: Termine oder Terminvorschläge, die auch andere Mitarbeiter betreffen, Besprechungsergebnisse, Verabredungen etc.

Vor dem Absenden einer Nachricht kann man die Priorität in drei variierbaren Stufen definieren. Man kann entscheiden, ob die Nachricht dezent in der Menüleiste oder als kleines Fenster, welches sich zusätzlich öffnet, angezeigt werden soll.

Alle eingegangenen Nachrichten werden, falls sie nicht gelöscht werden, klar strukturiert und nach Datum geordnet in Listenform angezeigt – später jederzeit nachvollziehbar.

Das Bonbon! Machen Sie Schluss mit den Schmierzetteln, legen Sie sämtliche Infos in gut wiederauffindbaren elektronischen Notizzetteln aus festlegbaren Themenkreisen ab. Und wenn's mal geheim sein soll: Nutzen Sie die kostenlose externe BAUMANN-Passwort-Verwaltung.

Die Notizenverwaltung ist eine echter "Extra"-Punkt! Sie können x-beliebig viele Notizen anlegen, bearbeiten und wieder löschen.

Mit den Feldern „Shortcut“ und „Beschreibung“ können Sie Ihre Notizen innerbetrieblich organisieren. So können Sie z. B. im Feld „Shortcut“ (Überbegriff) den Text „Textbausteine“ eintragen. Im Feld „Beschreibung“ (Unterbegriff) werden dann die einzelnen Textbausteine genannt – so z. B. Mahntexte, Weihnachtsgrüße etc. - eben alles, was Sie immer wieder benötigen.

Bei der Tagesübersicht können Sie all Ihre eingegebenen Notizen-Shortcuts erkennen. Eine Sortierung nach „Titel“ und „Farbe“ ist grundsätzlich möglich. Durch einen Doppelklick auf eine Notiz öffnet sich diese und kann in voller Länge eingesehen werden. Neue Notizen können schnell und unkompliziert angelegt werden.

Das Bonbon! Machen Sie Schluss mit den Schmierzetteln, legen Sie sämtliche Infos in gut wiederauffindbaren elektronischen Notizzetteln aus festlegbaren Themenkreisen ab. Und wenn's mal geheim sein soll: Nutzen Sie die kostenlose externe BAUMANN-Passwort-Verwaltung.

Die Notizenverwaltung ist eine echter "Extra"-Punkt! Sie können x-beliebig viele Notizen anlegen, bearbeiten und wieder löschen.

Mit den Feldern „Shortcut“ und „Beschreibung“ können Sie Ihre Notizen innerbetrieblich organisieren. So können Sie z. B. im Feld „Shortcut“ (Überbegriff) den Text „Textbausteine“ eintragen. Im Feld „Beschreibung“ (Unterbegriff) werden dann die einzelnen Textbausteine genannt – so z. B. Mahntexte, Weihnachtsgrüße etc. - eben alles, was Sie immer wieder benötigen.

Bei der Tagesübersicht können Sie all Ihre eingegebenen Notizen-Shortcuts erkennen. Eine Sortierung nach „Titel“ und „Farbe“ ist grundsätzlich möglich. Durch einen Doppelklick auf eine Notiz öffnet sich diese und kann in voller Länge eingesehen werden. Neue Notizen können schnell und unkompliziert angelegt werden.

MS-Word ist hier überflüssig! Schreiben Sie Briefe in verschiedenen Sprachen, archivieren Sie Musterbriefe, nutzen Sie die Serienbrief-Funktion: Platzhalter sorgen für den korrekten automatischen Einsatz der Ansprechpartner.

Serienbriefe im Handumdrehen

Bei der Serienbrieffunktion stehen Ihnen sämtliche Adressdaten bzw. Verteilerlisten zur Verfügung. Die Verteilerlisten können in beliebiger Form zuvor zusammengestellt werden, z. B.

• Adressen nach Postleitzahlen
• Adressen von Endkunden
• Adressen von Wiederverkäufern
• Adressen Ausland
• Adressen nach Umsatzstatistik

In der Briefübersicht werden alle bestehenden Briefe (Serienbriefe) angezeigt.

Für die Brieferstellung steht Ihnen ein Editor - ähnlich wie bei Textverarbeitungsprogrammen - zur Verfügung. Auch das Arbeiten mit Textbausteinen ist möglich.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Einfaches Anlegen von Serienbriefadressen bzw. Zugriff auf den Adressenstamm
• Einfaches Anlegen von Verteilerlisten
• Gruppieren von Adressen
• Schnellauswahl von Adressfeldern im Serienbrief
• Umfangreiche Funktionen der Textverarbeitung
• Filter-, Such- und Sortiermöglichkeiten in den Adressdaten
• Einzelne und gesammelte Serienbrief-Druckvorschau
• Rechtschreibfunktion
• Änderbares Brief-Layout
• Exportieren der Briefe in PDF, Microsoft WORD, HTML, Rich Text Format bzw. Textdatei

Nichts bleibt dem Zufall überlassen! Anlegen und Einsehen von Terminen, Aufgaben, telefonischen Aktivitäten und Besprechungen – in der Tagesübersicht oder im Kalender, auch nach Mitarbeiter oder Zeitlinie.

Bleiben Sie organisiert und seien Sie pünktlich!

Mit dem Terminkalender in unserem CRM können Sie Ihre Aufgaben und Termine präzise organisieren. Zudem können Sie Dateien oder Dokumente an Ihren Termin anhängen, sodass Ihnen z.B. in Ihrem Meeting von Anfang an die richtigen Materialien zur Verfügung stehen.
Farblich unterschiedliche Gruppen sorgen für eine konsequente Trennung von privaten und geschäftlichen Terminen. Sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter oder Kollegen wann welche Termine haben oder im Urlaub sind.
Auch für die Erinnerung an wiederkehrende Termine ist gesorgt, diese können beispielsweise alle zwei Wochen stattfinden. Eine Meldung erinnert auf Wunsch bereits einige Zeit vor der "Deadline" an das wichtige Datum.

Zusammenarbeit
Mit der Kalenderfreigabe können Sie im Handumdrehen Zeiten mit denjenigen Personen vereinbaren, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Kalenderbevollmächtigung
Wenn Sie beim Verwalten Ihres Kalenders von anderen Personen unterstützt werden, können Sie diesen Vorgang noch weiter vereinfachen, indem Sie die jeweilige Person für den Zugriff  bevollmächtigen. Dadurch können andere Nutzer Termine erstellen, auf Einladungen antworten und Ihren Zeitplan verwalten.

Verschiedene Kalenderansichten
Wechseln Sie je nach Bedarf per Mausklick zwischen den verschiedenen Kalenderansichten. Verwenden Sie den Tages- oder Wochenkalender für die Planung der genauen Uhrzeit und die Jahres- oder Monatsansicht, um Ihren Urlaub einzutragen. In der Terminliste können Sie alle Termine für einen beliebigen Zeitraum anzeigen und drucken lassen.

Aufgaben und Notizen
Auch anstehende Aufgaben und kurze Notizen können im Terminkalender eingegeben werden, damit Sie nicht mehr 100 Zettel auf Ihrem Schreibtisch liegen haben.

Der Gipfel!

Verwalten Sie Ihre Artikel. Schreiben Sie Angebote und Rechnungen oder bestellen Sie Ware. Und wenn das nicht reicht – wir haben auch mächtige Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme für Handel und Industrie im Portfolio.

Mit dem CRM wird ein einfaches Warenwirtschaftssystem, unsere Warenwirtschaft BASIC, ausgeliefert. Es enthält eine Einkaufs- u. Verkaufsverwaltung, sodass Sie mit dem BAUMANN CRM rundum perfekt versorgt sind:

• Angebots- und Rechnungsschreibung
• Auftragsverfolgung
• Rechnungsausgangsjournal
• OP-Liste
• Lagerzu- und -abgänge
• Bestellungen
• Warenannahme
• Rechnungseingangsprüfung
• Bestellverfolgung

Adress- und Artikeldaten aus Ihrem Altsystem können über eine standardmäßige CSV-Schnittstelle in das BAUMANN CRM importiert werden.

Genial! Definition von Prozessen mit unterschiedlichen Phasen, automatische Terminierung der nächsten Phase, Darstellung der „Gewinnchancen" pro Phase, Aufstellung aller in einer bestimmten Phase befindlichen Kunden.

Verkauf - das A & O!

Jedes Unternehmen kennt das Problem, dass die Anzahl der Stammkunden im Laufe der Jahre zurückgeht. Die Gründe dafür können vielschichtig sein. Firmeninsolvenzen, Verkauf eines Unternehmens, Wechsel in der Geschäftsführung, Unzufriedenheit... Darum ist es ein „Muss“ für ein Unternehmen, Kunden zu gewinnen und zu halten.

Genau bei dieser Problemstellung helfen Ihnen die Funktionen des Vertriebs!

In diesem Modul können z.B. die einzelnen Schritte für eine Werbekampagne geplant, verwaltet bzw. verfolgt werden. Erstellen Sie Verteilerlisten aus speziellen Umsatzauswertungen - Schreiben Sie beispielsweise alle Kunden mit einem Umsatz kleiner x an!

Das Ganze kann von einem Werbeflyer bis hin zum Erstkontakt über ein erstes persönliches Gespräch mit einem Interessenten gehen.

Aktionen / Prozesse
Legen Sie für alle vertrieblichen Aufgaben Prozesse an, z.B. Kundenakquise, After-Sales-Marketing, Sonderverkäufe, Werbekampagnen etc.

Phasen
Jeder Prozess wird je nach Bedarf in die passenden Phasen eingeteilt, z.B. "Infomaterial zusenden", "1. Nachfragemail", "2.Nachfragemail", "Angebot zusenden", "Anruf" etc.

Chancen
Jeder Phase kann eine Zeitspanne und eine Verkaufs- bzw. Erfolgschance zugeordnet werden. Selbstverständlich können Sie sich anzeigen lassen, welche Kunden oder Interessenten sich in welcher Phase befinden und wie der zugehörige Status ist: Offen, Geschlossen-gewonnen, Geschlossen-verloren oder inaktiv.