Einkauf
Mit diesem Leitfaden erhält man eine tabellarische Kurzanleitung, um den Einkauf zu organisieren bzw. einzurichten und anzuwenden.
Die Anregungen sind global gehalten und können verfeinert werden. Zu achten sind hierbei auf die Werkzeuge (kleine Buttons) innerhalb der einzelnen Masken.
Vorgehensweise:
Grundeinstellungen der Formulare
Formulare Layouts
Aufbau Formulare Einkauf
Stammdaten Adressen, Artikel
Stammdaten Adressen
Stammdaten Artikel
Formulare (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung)
Auswertungen
Grundeinstellungen der Formulare
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| Hier können Sie die Texte, die für die Formulare verwendet werden, überprüfen und gegebenenfalls ändern. |
Formulare Layouts
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| Jetzt kommen wir zu den Layouts der einzelnen Formulare. Hier wird definiert, wie die Formulare gedruckt werden. |
Merke:
Auf dem Bildschirm (Formulare) werden alle Informationen angezeigt, wie aber gedruckt wird, entscheidet das Layout.
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| Markieren Sie mit einem Klick das gewünschte Formular-Layout. | |
 | Klicken Sie auf Formularlayout laden  um die Layouts der Formulare anzupassen. |
Wenn Sie das Layout ändern möchten, so benutzen Sie den dafür vorgesehenen Leitfaden „Formulareinstellungen“.
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| Wenn Sie weitere Felder (Informationen) in das Layout einfügen möchten, so nutzen Sie bitte diesen Button. Es werden Ihnen neue Boxen zur Verfügung gestellt. | |
 | Durch das Öffnen der Box „Neu“, werden Ihnen alle Felder (Informationen) eines Formulars zur Verfügung gestellt. Durch einen Klick auf ein Feld (Zeile), wird das Feld (markiert) oben links eingefügt. Platzieren Sie anschließend das Feld auf dem gewünschten Platz des Formulars. |
Aufbau Formulare Einkauf
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| Hierbei handelt es sich um das Einrichten des Artikelblocks auf den Formularen. Hier definieren Sie, welche Informationen eines Artikels auf dem Formular zu stehen kommen sollen. |
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| Weitere Artikelinformationen werden immer unter der Spalte „D“ eingefügt. |
Weitere Felder einfügen
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| Zunächst müssen Sie eine weitere Zeile einfügen (Klick auf das „+“). | |
 | Dann den Cursor unter D in die neue Zeile setzen (Klick). | |
 | Dann die untere Box öffnen und das gewünschte Feld auswählen (Klick). |
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| Hier sind zum Beispiel diese beiden Funktionen zu aktivieren. Dadurch wird vor die Artikelnummer im Formular der Text „Artikel-Nummer“ gesetzt. |
Stammdaten Adressen, Artikel
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| Ergänzungen, Änderungen der Adressen | |
 | Artikel  werden hier vorgenommen. |
und
Stammdaten Adressen
Bei den Stammdaten Adressen sollten Sie alle Lieferanten einrichten, die Sie im Einkauf ansprechen möchten. Dies ist allerdings kein „Muss“. In den Formularen können Sie auch eine Adresse manuell eingeben.
Stammdaten Artikel
Bei den Stammdaten Artikel sollten Sie alle Artikel erfassen, die Sie in den Formularen im Einkauf ansprechen möchten. Dies ist allerdings kein „Muss“. In den Formularen können Sie auch manuell Artikel einfügen.
Formulare (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung)
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| Klicken Sie auf Einkauf und | |
 | öffnen Sie dann die Formulare. |
Sie müssen nicht unbedingt mit einer Anfrage beginnen. Sie können auch mit einer Bestellung beginnen. Wenn Sie allerdings einmal mit einem Formular begonnen haben, dann sollten Sie ab diesem Formular in der Reihenfolge weiter machen (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung).
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| Um eine neue Bestellanfrage zu erstellen | ||
 | Klicken Sie auf Neu anlegen  . |
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| Sie erhalten eine neue Bestellnummer (siehe oberer Nummernkreis), | ||
| | klicken Sie auf Neu anlegen . |
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| Mit diesem Button holen Sie sichden gewünschten Lieferanten. Sie können auch die Lieferantennummer oder den Firmennamen eingeben und die Datenfreigabe drücken, um die Adresse zu holen. | ||
| | Es ist auch möglich, die Adresse manuell in die entsprechenden Felder der postalischen Adresse einzugeben. |
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| Als nächstes holen Sie sich die Artikel auf das Formular. Hierzu benutzen wir diesen Button
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. Merke:
Dieser Button 
wird genutzt, wenn Sie einen Artikel vor einen bereits auf dem Formular befindlichen Artikel einfügen möchten. Markieren Sie also in diesem Fall den Artikel, vor dem Sie den neuen Artikel einfügen möchten.
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| Um einen Artikel in das Formular einzufügen, können Sie auch dieses Feld benutzen. Geben Sie hier die Artikel-Nummer ein und drücken die Datenfreigabe. | ||
 | Eine weitere Möglichkeit besteht, wenn Sie die rechten Zusatzfunktionen aktivieren und das untere Feld für die Artikelnummer bzw. Artikelbezeichnung nutzen. |
Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Artikel und klicken Sie dann für das Einfügen auf diesen Button.
Sie können auch mehrere Artikel hier zusammenstellen und dann erst einfügen.
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| Die Lieferanfrage ist fertig und kann gedruckt, gefaxt bzw. als PDF-Anhang an den Lieferanten gesendet werden. |
Eine Lieferanfrage braucht (kann) nicht verbucht werden.
Die weitere Vorgehensweise ist innerhalb der Formulare ist wie folgt:
Holen Sie sich das letzte (vorhandene) Formular als Zeile auf den Bildschirm und kopieren Sie es dann einfach zum nächsten gewünschten Formular.
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| Diese Bestellanfrage wollen Sie zur Bestellung kopieren. Markieren Sie sich die Lieferanfrage durch einen Klick auf die entsprechende Zeile und | ||
 | klicken Sie auf Kopieren  . |
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| Beim Kopieren aktivieren Sie den Punkt Bestellung und | ||
| | klicken Sie dann auf Kopiervorgang starten  . |
Die Bestellung ist erstellt und kann weiter verarbeitet werden.
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| Prüfen Sie nochmals Ihre Angaben. | ||
| Drucken Sie dann das Formular aus oder | ||
 | senden Sie es als PDF-Anhang in einer Mail an den Lieferanten. |
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| Nachdem Sie das Formular gedruckt bzw. versendet haben, müssen Sie es verbuchen. | ||
| | Schließen Sie anschließend das Formular mit diesem Button  . |
Wenn Sie eine Lieferanmahnung erstellen möchten, dann folgen Sie den zuvor beschriebenen Schritten.
Sie markieren die Bestellung und kopieren das Formular weiter – zur Lieferanmahnung.
Außer der Bestellanfrage müssen die Formulare verbucht sein, bevor sie weiterkopiert werden können.
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| Wenn die Ware geliefert wird, dann holen Sie sich die Bestellung als Zeile auf den Bildschirm. |
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| Markieren Sie die Bestellung. | ||
 | Klicken Sie auf den Button für Warenzugang  . |
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| Markieren Sie den gewünschten Lagerort. | ||
| In diesem Feld ist die Menge des Warenzugangs zu erkennen. | ||
 | Klicken Sie auf diesen Button für den Warenzugang. | ||
 | Diese Bildschirmmaske kommt pro Artikel hoch, sofern Lagerorte hinterlegt sind und muss wieder geschlossen werden. |
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| Antworten Sie mit Ja. |
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| Markieren Sie die Bestellung, für die Sie die Rechnungseingangsprüfung durchführen möchten, mit einem Klick. | ||
| Durch einen Klick auf den oberen Button kommen wir in die Rechnungseingangsprüfung. |
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| Geben Sie in dieses Feld die Rechnungsnummer des Lieferanten (Eingangsrechnung) ein. | ||
| Die Versandkosten werden hier unten eingegeben. | ||
| Starten Sie die Rechnungsprüfung. |
Auswertungen
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| Gehen Sie in die Auswertungen und | ||
| öffnen dort den Punkt Rechnungseingangs- bzw. Rechnungsausgangs-Journal. |
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| Aktivieren Sie den Punkt Rechnungseingangsjournal. | ||
| Wählen Sie hier eventuell einen Zeitraum aus und klicken dann auf den Button Auswertung starten |
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| Das Rechnungseingangs-Journal wird angezeigt und | ||
| kann gedruckt werden |
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