Materialbedarf (Regeln und Verantwortliche)
Kurzbeschreibung
Mit diesem Leitfaden erhalten Sie eine tabellarische Kurzanleitung, um in Ihrem Hause beim Materialbedarf die Regeln und die Verantwortlichen (Bestellungen) zu definieren..
Diese Zusatzfunktionen müssen beim Materialbedarf nicht genutzt werden – sie sind freiwillig.
Wann ist dieser Part nötig?
Dieser Part ist nötig, wenn Sie den Materialbedarf durch Verantwortliche abzeichnen lassen möchten. Hierbei können Sie zunächst Regeln festlegen (welche Bedarfsmeldungen geprüft werden sollen).
Im Anschluss daran sind dann die Verantwortlichen zu nennen, die die einzelnen Materialbedarfe (Bestellungen) abzeichnen müssen (darf der einzelne Mitarbeiter (Bedarfsanmeldender) überhaupt diesen gewünschten Artikel haben).
Um die nachfolgende Beschreibung der Regel und Verantwortlichen deutlicher darzustellen, bedienen wir uns der nachfolgender Hierarchiestufen.
| X | X | X |
| Hierarchiestufe 1 | Hierarchiestufe 2 | Hierarchiestufe 3 |
| z. B. Vorgesetzter des Bedarfsanmeldenden (Meister) | z. B. Abteilungsleiter | z. B. Geschäftsleitung |
Merke:
Die Freigabeberechtigungen beziehen sich nur auf Bestellungen.Wenn die Artikel auf Lager liegen, benötigt man keine Freigabe.
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| Öffnen Sie durch einen Klick die Einstellungen. |
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| Starten Sie das Programm „Erweiterte Freigabe“. |
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| Hier ist das Kennwort des Mitarbeiters gefragt, der einen Bedarf anmelden möchte.
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Merke:
Dieses Kennwort können Sie unter Benutzer (Windowsleiste) anlegen bzw. ändern.
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| Auf der jetzt gezeigten Bildschirmmaske können Sie sich durch die Lampe |
die Beschreibung der Regeln und der Verantwortlichen anzeigen lassen.
Definition der Regeln
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| Hier im oberen Teil werden die Regeln definiert (siehe nachfolgende Beispiele). | |
 | Hier im unteren Teil werden die Verantwortlichen definiert (siehe nachfolgende Beispiele). |
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| Beispiel Bei Beträgen kleiner 101,00 € (Gesamtpreis) muss 1 Verantwortlicher die Bestellung abzeichnen. | |
| Verantwortliche = nachfolgend. |
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| Beispiel Bei Beträgen 100,00 € bis 499,00 € (Gesamtpreis) muss 1 Verantwortlicher die Bestellung abzeichnen. | |
| Verantwortliche = nachfolgend |
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| Beispiel Bei Beträgen größer 500,00 € (Gesamtpreis) müssen 2 Verantwortlicher die Bestellung abzeichnen. | |
| Verantwortliche = nachfolgend |
Definition der Verantwortlichen
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Benutzer-1“ muss die Bestellungen der Abteilung „EDV“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = EDV) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Administrator“ muss die Bestellungen der Abteilung „EDV“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 oder die Freigabe 2 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = EDV) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Benutzer-1“ muss die Bestellungen der Kostenstelle „KST-471100“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = KST-471100) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Benutzer-1“ muss die Bestellungen der Kostenstelle „KST471199“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = KST-471199) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Administrator“ muss die Bestellungen der Kostenstelle „KST-471100“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 oder die Freigabe 2 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = KST-471100) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Administrator“ muss die Bestellungen der Kostenstelle „KST471199“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 oder die Freigabe 2 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = KST-471199) erteilen. |
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| Beispiel Der Mitarbeiter „Administrator“ muss die Bestellungen der Kostenstelle „KST-000000“ abzeichnen. | |
| Der genannte Mitarbeiter darf die Freigabe 1 oder die Freigabe 2 bei Bedarfsmeldungen (Abteilung = KST-000000) erteilen. |
Nochmals eine schematische Darstellung der Verantwortlichkeiten
Zusammenfassung (Erläuterung)
Merke:
Die Freigabeberechtigungen beziehen sich nur auf Bestellungen. Wenn die Artikel auf Lager liegen, benötigt man keine Freigabe.
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| Bei dieser Regel ist 1 Unterschrift nötig. | |
| Bei dieser Regel sind 2 Unterschriften nötig. |
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| Diese Person (Level 3) | |
| darf beide Regeln (1 und 2) Abteilungen bedienen (freigeben). |
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| Diese Person (Level 1) | |
| darf nur die Regeln 1 der genannten Abteilungen bedienen (freigeben). |
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| Diese Person (Level 2) | |
| darf nur die Regeln 2 der genannten Abteilungen bedienen (freigeben). |
Materialbedarf im BAUMANN Warenwirtschaftssystem
Beim Aufruf des Materialbedarfs im BAUMANN Warenwirtschaftssystem erhalten Sie diese Filtermaske. Machen Sie bitte Gebrauch davon.
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| Klick auf Einkauf | |
| Starten Sie das Programm „Bedarf anzeigen“ | |
 | Beachten Sie bitte auch diese Auswahlmöglichkeiten. | |
 | Benutzen Sie als Einkäufer bitte den Button „Meine Bedarfsfreigaben anzeigen“. Bei Klick auf diesen Knopf (Button), erhalten Sie alle Bedarfe, die für Sie bestimmt sind und die Sie freigeben müssen. |
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| In BAUMANN Warenwirtschaftssystem beim Einkauf (Materialbedarf) finden Sie diese 2 Buttons (Freigabe 1und Freigabe 2. |
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| Hier sind die beiden Spalten der Freigabe 1 und | |
| Freigabe 2 ersichtlich. | |
 | Hier erkennen Sie die Person, die den Bedarf angemeldet hat. |
Merke:
Sollten 2 Unterschriften (Freigaben) nötig sein, so kann die eine Person die Freigabe 1 erledigen .Eine weitere Person, die für die Freigabe 2 berechtigt ist, kann dann die 2. Freigabe vornehmen.
Merke:
Eine Person, die den Level 3 hat, kann die Freigabe 1 oder die Freigabe 2 erledigen. Sind 2 Personen für die Freigabe nötig, so müssen es 2 unterschiedliche Personen sein.