Kostenkontrolle (Kalkulation)

Kurzbeschreibung:

Mit diesem Leitfaden erhalten Sie eine tabellarische Kurzanleitung, um in Ihrem Hause die Kostenkontrolle (Kalkulation) zu organisieren und anzuwenden.

Bei dieser Kostenkontrolle (Kalkulation) handelt es sich um

die Vorkalkulation
die Mitkalkulation sowie
die Nachkalkulation.

Voraussetzung für die Kostenkontrolle ist ein Projekt, das Sie in unserem Warenwirtschaftssystem anlegen müssen. In diesem Projekt können zum Teil bereits Planwerte mit eingegeben werden (siehe hierzu bei unserem Leitfaden „Projekte verwalten“.

Dieses Projekt sollte jetzt also geplant (kalkuliert) werden. Für dieses Projekt gibt es noch keinen Auftrag eines Kunden. Es ist auch noch kein Verkaufsprodukt bzw. noch keine Baugruppe) für die Produktion angelegt.

Durch das Programm Datensammler können die bereits verbrauchten Betriebsdaten (Betriebsdatenerfassung – IST-Daten (BDE)) in ein Projekt übernommen werden.

Begriffe in der Kostenkontrolle (Kalkulation)

VOKA
Vorkalkulation (es gibt noch keinen Auftrag und kein Verkaufsprodukt bzw. Baugruppe)
- Option:
  Zusatzleistungen / Extras für eine VOKA
MiKaSa
Aktuell vom Datensammler erfasste Daten für einen Auftrag.
MiKa
Gespeicherte Mitkalkulation (IST-Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt).
NaKa
Nachkalkulation

Nachstehend sind die einzelnen Punkte für die Kostenkontrolle global aufgeführt.

Nachdem die Programme der Kostenkontrolle und des Datensammlers installiert sind,

ist ein Projekt anzulegen. Benutzen Sie hierfür unseren Leitfaden
„Projekte verwalten“. Das Projekt ist der globale Ausgangspunkt für die Kalkulation. Ein Projekt muss einem Kunden zugeordnet sein.
Anschließend sollten Sie sich um die Kostenstellen kümmern. Kostenstellen sind die Vorlagen für die Vorkalkulation (VOKAs).
Nachdem Sie die Kostenstellen angelegt haben, können Sie sich um die Abteilungsgruppen kümmern. Für die Mitkalkulation können BDE-Daten in Gruppen unterteilt werden. Diese Gruppen können normale Abteilungen, aber auch Unterschritte (siehe Tabelle „BDE“) enthalten.

Jetzt beginnt die Vorkalkulation (VOKA). In der Kostenkontrolle sind alle Kunden mit Ihren Projekten zu finden. Zu jedem Projekt können beliebig viele VOKAs angelegt werden, jedoch kann nur eine VOKA auftragsrelevant sein (die VOKA, aus der nachher der Auftrag abgeleitet wird)
Grobe Grundstruktur / Hierarchie für Artikel (Materialkosten), Abteilungen (BDE) und Dienstleistungen (Fremdleistungen) eingeben.
Bekannte Kosten hinzufügen (eventuell aus bestehenden Projekten, Aufträgen, Artikel usw.).
Der Angebotspreis ist einzutragen und ggf. als auftragsrelevant zu kennzeichnen.

Optional können Optionen zu einer VOKA angelegt werden.
Optionen sind Zusatzleistungen zu einer VOKA, die gesondert berechnet werden. Am einfachsten ließe sich die VOKA als „Basispreis für ein Auto“ verstehen, wobei die Optionen die Positionen der Aufpreisliste / Extras sind.
Jetzt kann ein Angebot erstellt werden. Auf Basis einer VOKA und ihrer Optionen können Angebote für Kunden erstellt werden. Die Kostenkontrolle verfügt dazu über verschiedene Druck- und Export-Funktionen. Das Angebot wird im BAUMANN Warenwirtschaftssystem aus dem vorhandenen Projekt erstellt.
Anschließend kann ein Auftrag erstellt werden. Wird also von einem Kunden das Angebot angenommen, so kann ein Auftrag angelegt und die dazugehörende VOKA als auftragsrelevant gekennzeichnet werden, ebenso die betroffenen Optionen.
Nun kommen wir zum Datensammler. Wir müssen die einzelnen Projekte für den Datensammler freigeben. Der Datensammler ruft nur die aktuellen Kalkulationsdaten für entsprechende markierte Projekte ab. In der Projektübersicht können diese Aufträge gekennzeichnet werden.
Die MiKaSa kann ausgewertet werden. Hat der Datensammler Daten für einen Auftrag gefunden, so erscheint eine dazugehörende MiKaSa in der Projektübersicht. Es kann nur eine MiKaSa für einen Auftrag geben(enthält immer die zuletzt gesammelten Daten). Die MiKaSa kann geöffnet und als neue MiKa zur weiteren Auswertung gespeichert werden.
Die Mitkalkulation (MiKa) kann ausgewertet werden. Die aus einer MiKaSa entstandene MiKa kann angesehen und ausgedruckt werden. Außerdem ist es möglich, eine MiKa mit einer VOKA zu verknüpfen, um den abstrakten Punkten in der VOKA-Hierarchie konkrete Einträge in der MiKa zuzuordnen.