Materialbedarf (Erklärung)

Kurzbeschreibung

In den verschiedenen Abteilungen eines Betriebes kann Bedarf an den unterschiedlichsten Dingen entstehen. Diese Bedarfe zu erfassen und zu bearbeiten geschieht im Zusammenspiel der Programms Materialbedarf und des BAUMANN Warenwirtschaftssystems.

Zwei Personenkreise kommen also mit den Bedarfen in Berührung. Zum einen die Bedarfsanmeldenden in den verschiedenen Abteilungen des Betriebes und zum anderen die für den Einkauf zuständigen Benutzer des BAUMANN Warenwirtschaftssystems.

  1. Die Bedarfsanmeldenden, die direkt mit dem Programm Materialbedarf arbeiten,
    – erfassen die Bedarfe,
    – drucken Warenentnahmescheine, um die Ware abholen zu können und
    – kennzeichnen die erhaltene Ware.
  2. Die Einkäufer, deren Tätigkeit sich innerhalb des BAUMANN Warenwirtschaftssystems erstreckt,
    – ordnen den Bedarfen Artikel des Artikelstamms zu,
    – kennzeichnen Bedarfe als Lagerware oder
    – ordnen Bedarfen einen Lieferant zu und erstellen eine Bestellung und
    – senden Nachrichten an die Bedarfsanmeldenden, wenn die Ware verfügbar ist.

1. Bedarfsanmeldender

Als Bedarfsanmeldender arbeiten Sie direkt mit dem Programm Materialbedarf.

Die roten Fragezeichen geben Ihnen zusätzliche Hilfestellungen.

Vorgehensweise:

Starten Sie das Programm Materialbedarf.

  1. Pfad der Datenbank
    Wenn das Programm zum ersten Mal verwendet wird, muss zuerst der Pfad der Datenbank Wws.mdb angegeben werden.
  2. Benutzerangaben erfassen
    Damit Sie mit diesem Programm arbeiten können, müssen Ihre Personalangaben (Personalnummer, Name, Abteilung und Telefonnummer) erfasst sein.
    Wenn Sie also zum ersten Mal mit diesem Programm arbeiten, erfassen Sie zunächst Ihre Personalangaben.
  3. Anmeldung
    Durch Eingabe Ihrer Personalnummer oder Ihres Nachnamens und drücken der RETURN-Taste melden Sie sich an.
    Der Einkauf hat die Möglichkeit Ihnen Nachrichten zu senden, wenn Ihr gewünschter Artikel verfügbar ist. Diese Nachrichten erscheinen automatisch, wenn Sie sich angemeldet haben.
  4. Bedarf erfassen
    Sie müssen die Bezeichnung des gewünschten Artikels, die benötigte Menge und den Wunschtermin (Datum, bis wann Sie diesen Artikel haben möchten) angeben. Die Eingabe von weiteren Erläuterungen (z.B. Spalte: Bemerkung) ist möglich, aber nicht erforderlich.
    Der Einkauf arbeitet mit den im Artikelstamm angelegten Artikeln. Diese stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
  5. Bedarf anzeigen
    Bereits erfasster Bedarf (die noch nicht vom Einkauf bearbeitet wurden) können Sie noch bearbeiten (ändern oder löschen).
    Ihnen steht eine Liste aller Ihrer erfassten Bedarfe zur Verfügung, in der Sie den jeweiligen Status (noch nicht bearbeitet, auf Lager, bestellt, ...) erkennen können.
  6. Warenentnahmeschein drucken
    Um die Ware abholen zu können, müssen Sie sich einen Warenentnahmeschein ausdrucken.
  7. Erhaltene Ware markieren
    Wenn Sie die Ware bekommen haben, sollten Sie die Menge als erhalten markieren.

Starten Sie das Programm Materialbedarf.

  

Klicken Sie auf den Button „Benutzer bearbeiten“, um Ihre Personalangaben zu erfassen.

 

Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“, um den Datenbankpfad anzugeben.

1. Pfad der Datenbank

  

Geben Sie den Pfad der Datenbank Wws.mdb ein.

2. Benutzerangaben erfassen

  

Vergessen Sie nicht Ihre Angaben zu speichern.

3. Anmeldung

  

Geben Sie hier Ihre Personalnummer oder Ihren Nachnamen ein und drücken Sie anschließend die RETURN-Taste.

  

So teilt Ihnen der Einkauf mit, dass Ihr Artikel verfügbar ist.

4. Bedarf erfassen

  

Klicken Sie auf „Neuer Bedarf“, um einen neuen Bedarf zu erfassen.

  

Geben Sie hier die Bezeichnung,

 

die Menge und

 

Ihren Wunschtermin an.

    Klicken Sie hier, um den Artikelstamm zu durchsuchen.

  

Geben Sie hier die Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und

 

klicken Sie anschließend auf den Button „Suchen“.

  Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile, fügen Sie den Artikel ein.

  

Vergessen Sie nicht Ihre Eingaben zu speichern.

5. Bedarf anzeigen

  

Klicken Sie auf „Bedarf anzeigen/bearbeiten“, um sich Ihren erfassten Bedarf anzeigen zu lassen.

  

Geben Sie hier die Nummer eines Bedarfs ein und klicken Sie anschließend auf den Button „Eingegebene Nummer anzeigen“, um diesen Bedarf bearbeiten zu können.

 

Klicken Sie auf diesen Button, um sich eine Liste Ihres Bedarfs anzeigen zu lassen.

6. Warenentnahmescheine drucken

  

Um einen Warenentnahmeschein auszudrucken, markieren Sie zuerst mit einem Klick die entsprechende Zeile und

 

anschließend auf diesen Button.

  

Geben Sie hier die Menge die Sie abholen möchten ein und

 

und klicken Sie anschließend auf „OK“.

7. Erhaltene Ware markieren

  

Wenn Sie Ware erhalten haben, klicken Sie zuerst auf die entsprechende Zeile und

 

anschließend auf den Button „Erhalten“.

  

Geben Sie hier die Menge, die Sie erhalten haben, ein.

2. Einkauf BAUMANN Warenwirtschaftssystem

Diese Tätigkeit beschränkt sich auf das BAUMANN Warenwirtschaftssystem.

Vorgehensweise:

Um die Bedarfe zu bearbeiten, sollten Sie bei den Auswahlkriterien die Option ‚Noch nicht bearbeitete und noch nicht bestellte Bedarfe anzeigen’ auswählen. Wenn Sie sich nun die Liste erstellen lassen, werden die noch nicht bearbeiteten Positionen automatisch zugeordnet. Diese Zuordnung können Sie jetzt noch ändern.

Die Bearbeitung sollte nun in folgenden Schritten ablaufen:

1. Artikel des Artikelstamms zuordnen

Damit eine Position weiter bearbeitet werden kann, muss ein passender Artikel des Artikelstamms zugeordnet sein. Wenn der Bedarfsanmeldende keine Artikelnummer angegeben hat, ist die Position rot gekennzeichnet.

2. Positionen als Lagerware kennzeichnen

Die Menge, die vom Lager genommen werden soll, muss als Lagerware gekennzeichnet sein. Sie können sowohl die gesamte bestellte Menge oder nur einen Teil davon als Lagerware kennzeichnen. Wenn eine Position als Lagerware gekennzeichnet wurde, besteht die Möglichkeit, dem Bedarfsanmeldenden eine Nachricht zu schicken. (Hinweis: Bei der automatischen Zuordnung wird nicht der gesamte Lagerbestand berücksichtigt, sondern der Lagerbestand minus den Mindestbestand.)

3. Artikel bestellen

3.1 Lieferant zuordnen
Damit Sie eine Bestellung erstellen können, müssen den Positionen, die bestellt werden sollen, Lieferanten zugeordnet sein. Wenn eine Position grün gekennzeichnet ist, ist kein Lieferant zugeordnet. (Hinweis: Dies tritt nur auf, wenn beim Artikel kein Lieferant hinterlegt ist.)

3.2 Bestellung erstellen
Sie können sich für einen Lieferanten automatisch eine Bestellung aller diesem Lieferanten zugeordneten Positionen erstellen lassen.

3.3 Warenannahme buchen
Bei der Warenannahme wird die gebuchte Menge automatisch den Bedarfsanmeldenden zugeordnet, eine Liste dieser Zuordnung angezeigt und die Möglichkeit gegeben, Nachrichten an die Bedarfsanmeldenden, denen Ware zugeordnet wurde, zu verschicken.

  

Klick auf Einkauf  .

  Klick im Bereich Einkauf auf „Bedarf bearbeiten“  .

  

Geben Sie die gewünschten Auswahlkriterien an und

 

klicken Sie dann auf diesen Button.

1. Artikel des Artikelstamms zuordnen

  

Klicken Sie auf die entsprechende Position und

 

anschließend diesen Button  , umeinen Artikel des Artikelstamms zuzuordnen.

  

Die vom Bedarfsanmeldenden angegebene Bezeichnung wird Ihnen als Suchbegriff vorgegeben.

  

Wenn Sie einen passenden Artikel gefunden haben, markieren Sie die entsprechende Zeile und

 

klicken Sie anschließend auf den Button „Einfügen“  .

  

Der ausgewählte Artikel wird dann der Position zugeordnet.

2. Positionen als Lagerware kennzeichnen

  

Wenn Sie eine Position als Lagerware kennzeichnen möchten, klicken Sie zuerst auf die entsprechende Zeile und

 

abschließend auf diesen Button  .

  

Geben Sie hier an, ob Sie die gesamte bestellte Menge oder nur

einen Teil davon als Lagerware kennzeichnen möchten.

  

Falls Sie nur einen Teil der bestellten Menge als Lagerware kennzeichnen möchten, müssen Sie hier die gewünschte Menge angeben.

  

Nun können Sie dem Bedarfsanmeldenden eine Nachricht senden, dass seine Ware auf Lager ist.

3. Artikel bestellen

3.1 Lieferant zuordnen

  

Um einer Position einen Lieferanten zuzuordnen, klicken Sie zuerst auf die entsprechende Position und

 

anschließend auf diesen Button  .

  

Markieren Sie den gewünschten Lieferanten und

 

klicken Sie auf diesen Button  .

  

Der ausgewählte Lieferant wird dann dieser Position zugeordnet.

3.2 Bestellung erstellen

  

Klicken Sie zuerst auf eine Position, der der gewünschte Lieferant zugeordnet ist, und

 

anschließend auf den Button „Bestelleranfrage/Bestellung vorbereiten“.

  

Wenn Sie eine Position, der dieser Lieferant zugeordnet ist, nicht bestellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Position und

 

anschließend auf diesen Button.

  

Um eine Bestellung für die aufgelisteten Positionen zu erstellen, klicken Sie auf diesen Button.

  

Wählen Sie den gewünschten Nummernkreis aus und

 

klicken Sie dann auf den Button „Bestellung anlegen“  .

  

Doppelklicken Sie auf die eben erstellte Bestellung.

  

Verbuchen Sie die eben erstellte Bestellung.

3.3 Warenannahme buchen

  

Nachdem Sie alle nötigen Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf den Button „Verbuchen“.

  

Sie können jetzt Nachrichten an die Bedarfsanmeldenden senden, dass deren Ware eingetroffen ist.

  

Diese Liste zeigt Ihnen, wem die gelieferte Ware zugeordnet wurde.